Het tabblad Overzichten biedt de mogelijkheid om talloze overzichten op te roepen. De overzichten zijn in mapjes ingedeeld, zodat u snel de juiste kunt terugvinden.
Oproepen van een Overzicht:
1.Vouw op tabblad Overzichten de mapjes uit tot aanhet gewenste overzicht;
2.Klik op de Titel van het overzicht dat u wilt afdrukken;
3.Bij de meeste Overzichten volgt er een keuzelijst met waarin u het gewenste onderzoek kunt selecteren. Afhankelijk van het overzicht dat u wilt oproepen, kunnen ook andere gegevens zijn (zoals een datum of een naam van een sjabloon).
4.Selecteer in het geval van een selectie van het gewenste onderzoek het Bedrijf > Afdeling > Werkplek > Deel RI&E waarvan u het overzicht wilt oproepen;
In de bovenstaande afbeelding ziet u de organisatiestructuur uitgeklapt staan. Op alle onderzoeken waarvoor het gekozen overzicht oproepbaar is, kunt u klikken. In onderstaande afbeelding ziet u de organisatie ingeklapt staan:
Als de organisatiestructuur ingeklapt wordt weergegeven, kunt u deze openklappen door op het +-teken voor de naam te klikken.
U kunt ook op een trefwoord (ook op de plaats van de organisatie) zoeken in de organisatiestructuur. De treffers worden dan in een pop-upvenster getoond en u kunt sorteren op de kolommen en klikken op het gewenste onderzoek.
Tip: of het scherm uitgeklapt of ingeklapt verschijnt, is afhankelijk van het aantal onderzoeken dat u heeft. Bij weinig onderzoeken is uitgeklapt prettiger werken; bij veel onderzoeken is ingeklapt prettiger. Uw voorkeur voor het omslagpunt kunt u zelf vastleggen op tabblad ‘Opties- Standaardinstellingen- Algemeen’: ‘Structuur volledig uitklappen tot en met X onderzoeken op het tabblad organisatie en overzichten’.
5.U krijgt het gekozen overzicht van het geselecteerde onderzoek te zien in uw scherm;
6.Om het overzicht op te slaan (of netjes af te drukken) kiest u bij Exporteren naar het gewenste bestandsformaat. ‘Adobe PDF’ ziet er het mooiste uit; met ‘Excel uitgelijst’ zijn er nog slimme bewerkingen in Microsoft Excel mogelijk);
7.Klik op Export;
Er verschijnt een pop-up venster.
8.Klik op Openen (het overzicht wordt geopend in een nieuw venster) of Opslaan (geef het overzicht een naam die u wenst en sla het op de gewenste locatie op.
Indien een rapportage niet gemaakt kan worden, bijvoorbeeld actiepunten van een RI&E waarvan de vragen nog moeten worden beantwoord, krijgt u een rapport met alleen een voorblad waarop staat “Er zijn onvoldoende gegevens op dit punt beschikbaar om deze rapportage weer te geven”.
Let op: indien u een werkplek verwijdert, zijn u de bijbehorende overzichten niet meer in Regis’t oproepbaar.
Let op: ook de Coördinator en de Gebruiker heeft een tabblad Overzichten en kan alleen die overzichten oproepen die u in het mapje Coördinator en Gebruiker ziet staan. U kunt de overzichten per Coördinator/Gebruiker beperken via tabblad Gebruikers.
Indien een rapportage niet gemaakt kan worden, bijvoorbeeld actiepunten van een RI&E waarvan de vragen nog moeten worden beantwoord, krijgt u als melding: “Er zijn onvoldoende gegevens op dit punt beschikbaar of u heeft niet de juiste rechten om deze rapportage weer te geven”.
Let op: Indien u de structuur (processen en aspecten) en vragen verwijdert, kunt u de bijbehorende rapportages niet meer via het systeem openen.