Naast een MTO-functie, kan de individuele enquête ook op een andere manier ingezet worden. Denk bijvoorbeeld aan een snelle uitvraging als er acuut informatie nodig is over een bepaald onderwerp. Met een korte vragenlijst kan dan één onderwerp uitgevraagd worden, en de resultaten kunnen via het cluster snel geanalyseerd worden, zodat knelpunten snel opgepakt kunnen worden door de centrale organisatie. |
Indien er gestart gaat worden met de individuele enquête, zijn er een aantal technische voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Per doelgroep dient bepaald te worden welke vragen zij moeten beantwoorden. De sectie wordt gemaakt met een sjabloon. Daarnaast dient er een cluster gemaakt te worden. Dit cluster zorgt er voor dat de diverse doelgroepen van elkaar gescheiden kunnen worden.
Organisatiestructuur
Maak via het tabblad organisatie uw structuur aan. Een mogelijke structuur ziet er als volgt uit:
Sjablonen
De vragenlijst bij individuele enquêtes bepaalt u met een sjabloon. Per doelgroep adviseren we u om één sjabloon te maken. Uiteraard kunt u ook één sjabloon gebruiken voor al uw doelgroepen.
|
Clusters
Met het cluster bepaalt u de doelgroepen (locaties/afdelingen). Bij het starten van de individuele enquête worden de koppelingen gelegd met de geënquêteerden.
•Kies voor het tabblad Clusters.
•Via Cluster toevoegen kunnen de clusters toegevoegd worden.
•Bij het starten van de Individuele enquête kan het cluster gekozen worden.
Starten van de individuele enquête
•Via het tabblad Home kiest u voor het formulier Individuele enquête.
oKies de doelgroep die u gaat enquêteren via het cluster.
oKies de vragenlijst via het sjabloon.
oIndien u reeds via Organisatie een structuur heeft aangemaakt, dient u te kiezen voor Bestaande structuur. Selecteer dan de werkplek waar de enquête geplaatst moet worden.
▪Heeft u dit niet, kies dan voor Nieuwe Structuur.
oKies voor Volgende.
oDe eenvoudigste wijze om de e-mailadressen in te laden is door het kiezen van een bestand waar deze adressen instaan. Maak dan gebruik van de optie Extern bestand inlezen.
▪Er is tevens de mogelijkheid om handmatig adressen toe te voegen, of het genereren van adressen (dit is zinvol als gebruikers geen persoonlijk e-mailadres hebben). De unieke links die dan gegenereerd worden kunnen verstrekt worden onder de deelnemers. De inloggegevens worden na het starten van de enquête getoond. Via een export naar Excel kunnen brieven gemaakt worden voor het invullen van de enquête.
oKies voor Volgende.
oStel de uitnodiging samen. Deze bestaat uit een onderwerp en een tekst. In deze tekst staan samenvoegvelden.
oKies voor Volgende.
oEen overzicht van de instellingen wordt getoond. Kies voor Gereed om de Individuele enquete te starten.
Voortgangsbewaking en resultaten
Via het systeem is het mogelijk (indien gebruikers de beschikking hebben over een eigen e-mailadres) om gebruikers te attenderen dat de enquête nog niet ingevuld is. Hiervoor zijn twee mogelijkheden:
1.Eén persoon een notificatie versturen: via Organisatie of Status.
2.Meerdere of alle personen tegelijk: via Gebruikers > Informeren.
De resultaten van de enquête kunnen verkregen worden via Overzichten. De rapportages Beantwoorden van vragen per cluster en Beantwoording van vragen (alle clusters) zijn hierbij de rapportages die geschikt zijn.
Via een export naar Excel (uitgelijst) kan een analyse uitgevoerd worden, bijvoorbeeld met een draaitabel en een analyse.