Verdere stappen in de strategiemodule verlopen via de rol GEBRUIKER
Iedere gebruiker met een taak voor de inrichting van de strategiemodule krijgt toegang tot het tabblad strategie. Deze verschijnt onder het hoofdtabblad Taken.
1.Het dashboard van de afdelingscontactpersoon wordt aangevuld met subthema’s
Deze subthema’s bevatten geen subthemaverantwoordelijken en dienen toegewezen te worden.
Via de koppeling Verantwoordelijke per subthema (Taken > Strategie) zijn de subthema’s voor de afdeling zichtbaar.
Kies de betreffende verantwoordelijke en kies voor opslaan. Let op: Automatisch wordt het volgende subthema getoond en kan een nieuwe verantwoordelijke gekoppeld worden.
2.De subthemaverantwoordelijke bepaalt de strategie per vraag
2.1.Vragen aanhouden waar de centrale organisatie een strategie voor wil toepassen.
2.2.Bepaal per vraag de strategie.
2.3.Bepaal van bestaande knelpunten of de wijze van opvolging overschreven wordt.
2.4.Start een Centraal Plan van Aanpak voor de Centrale opvolging.
3.Vragen aanhouden waar de centrale organisatie een strategie voor wil toepassen.
Via de koppeling Overzicht van subthema’s (Taken > Strategie) ziet de subthemaverantwoordelijke de subthema’s en hoeveel vragen deze bevatten. Dit zijn alle vragen gekoppeld aan het subthema. Deze krijgen bij de eerste verwerking de status Nieuw.
Door te klikken op het getal in de kolom Nieuw worden alle vragen getoond. Bepaal per vraag of deze aangehouden dient te worden. Door aan te houden wordt lokale opvolging per direct geblokkeerd in ‘lopende’ onderzoeken. Reeds behandelde knelpunten (na de maatregelenfase) behouden hun opvolging.
Selecteer de aan te houden vragen en kies voor opslaan. De vragen zijn aangehouden.
Ook het overzicht is aangepast naar de nieuwe stand van zaken.
De vragen die niet aangehouden blijven Lokaal. Hiermee worden de standaardmaatregelen vanuit de vragenlijstbeheerder aangeboden en blijft de normale werkwijze gehandhaafd.
3.1 Bepaal per vraag de strategie
Het dashboard houdt continu de status bij van de vragen binnen de strategiemodule. Als alle subthema’s verwerkt zijn ziet de betreffende verantwoordelijke dat er geen nieuwe vragen meer zijn, maar dat er van de aangehouden vragen nog een strategie bepaalt dient te worden:
Via de koppeling Overzicht van subthema’s (Taken > Strategie) ziet de subthemaverantwoordelijke alle subthema’s. Door te klikken op het getal in de kolom Aangehouden worden de aangehouden vragen getoond. Selecteer de vragen waarvan de strategie bepaalt gaat worden (minimaal 1).
•Wie gaat de strategie voor deze vraag bepalen.
à Is dit mijn verantwoordelijkheid of een andere persoon binnen de organisatie.
•Bij Ja, worden de opties voor meldingen en strategieën getoond.
Meldingen en alerts
oWil ik alert in mijn dashboard krijgen als er ‘nieuwe’ knelpunten gevonden worden?
oWil ik een e-mail ontvangen indien een lokale verantwoordelijke ervoor kiest om een andere opvolging dan de gekozen strategie toe te passen?
Opvolging knelpunt
oOplossen middels centraal actiepunt
oLokaal
oAandachtspunt
oGeen aandacht, geen actie
oLokale knelpunten worden vanuit centraal aangestuurd
Hoe wilt u geïnformeerd worden?
Alert
Er wordt melding gemaakt van het feit indien geselecteerde knelpunt zich voordoet binnen een onderzoek. Een Alert leidt tot een melding in het dasboard.
E-mail
De strategieverantwoordelijke ontvangt een e-mail als binnen een onderzoek de strategie niet wordt toegepast. Hiermee kan een lokale verantwoordelijke bijgestuurd worden. Indien wenselijk kan via de vraag de strategieverantwoordelijke alsnog de strategie overrulen op lokaal niveau.
Hoe wordt dit knelpunt opgevolgd?
Oplossen middels centraal actiepunt
Als er geen knelpunten van deze vraag aanwezig zijn, kan de vraag pas bij een knelpunt in een Centraal Plan van Aanpak opgenomen worden.
Bij lokale onderzoeken worden de knelpunten getoond met de mededeling dat er een strategie toegevoegd is. De reden van ‘niet opvolgen’ wordt getoond, dit is dus de ingevulde strategie. De lokale verantwoordelijke past de strategie toe en hoeft hier verder geen opvolging aan te geven.
Borgingslink: Een koppeling met een document/website waarin de borging van het knelpunt toegepast wordt. Maatregel: Voorstel met de oplossingsrichting voor het oplossen van het knelpunt. Tekst voor reden niet opvolgen: Tekst aan de 'lokale verantwoordelijke' waarom het knelpunt niet opgevolgd wordt. Bedreiging: Tekstveld met als doel om het gevolg van dit knelpunt als dit niet opgelost wordt. Knelpunt: Tekst als basis voor het Centrale Plan van Aanpak. Hier wordt standaard de 'negatieve rapportagetekst getoond'. Prioriteit: Prioriteit van het knelpunt. Actiepunt: Tekst van het actiepunt. Deze tekst kan automatisch gevuld worden met de maatregel door de Maatregeltekst over te nemen. Verantwoordelijke: Gebruikers beschikbaar voor de uitvoering van het knelpunt. Planning: Planning van het knelpunt in weken. Notitie: Notitie welke voor de strategieverantwoordelijke inzichtelijk is. Dit veld kan gebruikt worden voor verduidelijking wanneer/waarom/ door wie de strategie ingevoerd is. Actief: Bij actief wordt de strategie toegepast is. Is de strategie niet actief, dan doorloopt deze de reguliere (lokale) opvolging. |
Lokaal
Met een lokale strategie dient de lokale verantwoordelijke deze dus ook op te volgen. De strategieverantwoordelijke kan indien wenselijk maatregelen toevoegen. Dit is voor de lokale verantwoordelijke de normale werkwijze.
*Indien de strategieverantwoordelijke knelpunten met Lokale opvolging wilt overschrijven, dient deze dus ook een Maatregel, Actiepunt, Prioriteit en Doorlooptijd in te vullen.
Aandachtspunt
Met een aandachtspunt wordt bij de lokale RI&E aangeduid dat er een strategie van toepassing is, de reden van niet opvolgen wordt getoond.
Geen aandacht, geen actie
Met deze strategie wordt het lokale knelpunt afgedaan zonder opvolging. Een reden kan zijn dat de vraag ter kennisgeving wordt aangenomen of dat de organisatie (op dit moment) niets met deze knelpunten wil doen. Hiermee worden de workload en actiepunten tevens verminderd.
Lokale knelpunten worden vanuit centraal aangestuurd
De centrale organisatie bepaalt voor dit knelpunt een maatregel, actiepunt, prioriteit, verantwoordelijke EN doorlooptijd. Hiermee verzekerd de organisatie zich dat voor iedereen die de strategie accepteert, een los actiepunt wordt aangemaakt met één verantwoordelijke (voor dit knelpunt).
Dit kan een slimme oplossing zijn als bij het knelpunt het er toe doet waar het probleem zich voordoet. De actiepunten komen dus ook in het lokale plan van aanpak te staan.
3.2 Bepaal van bestaande knelpunten of de wijze van opvolging overschreven moet worden.
Bij het toepassen van de strategie kan het zijn dat er reeds op lokaal niveau een type opvolging ingevoerd is. Indien dit het geval is, zal na het opslaan van de strategie, gevraagd worden welke lokale knelpunten overschreven dienen te worden met de strategie.
Via selectievakjes bepaalt u welke onderzoeken ‘overruled’ worden en dus direct gekoppeld worden aan de strategie. Dit heeft dus direct impact op de gegevens die de lokaal verantwoordelijke heeft ingevoerd.
Ook kunt u lopende actiepunten overrulen. Hiermee rond u het lopende actiepunt af en wordt het knelpunt gekoppeld aan de strategie.
Indien bij een vraag geen ‘behandeld’ knelpunt aanwezig is, is er dus ook geen aanvullend verzoek na het opslaan van de strategie.
3.3 Start een Centraal Plan van Aanpak voor de Centrale opvolging.
Een Centraal Plan van Aanpak kan aangemaakt worden als er knelpunten zijn binnen het systeem waarvan de vraag het kenmerk ‘Oplossen middels centraal actiepunt’ heeft.
Via Taken > Strategie > Collectieve Strategie worden alle vragen getoond waarvoor een centraal actiepunt aangemaakt kan worden op basis van de strategie. In de telling die achter de vraag getoond wordt kan geanalyseerd worden of de vraag in een centraal plan van aanpak opgenomen kan worden.
Een Centraal Plan van Aanpak legt de koppeling met vraag/vraagcode en het onderzoek. Hiermee kan zowel één als meerdere centrale plannen van aanpak gemaakt worden. De reden is dat er een scheiding plaats dient te vinden op geografische locatie (regio’s) of per aandachtsgebied (afdeling).
Bij het aanmaken van een Nieuw Centraal Plan van Aanpak dient alleen de naam van het document ingevoerd te worden.
Deze naam wordt vastgelegd bij het eerste knelpunt voor het Centrale Plan van Aanpak. Hiermee is het document aangemaakt en kunnen vervolgens andere knelpunten aan het Centrale Plan van Aanpak gekoppeld worden. Nieuwe knelpunten kunnen aan bestaande actiepunten gekoppeld worden of er kan ervoor worden gekozen om hier een nieuw Centraal Plan van Aanpak/knelpunt/maatregel of actiepunt voor aan te maken.
Dit alles vindt plaats met voorinvulling van de strategie bij de knelpunten. De actiepunten worden direct gepubliceerd bij de verantwoordelijke voor het knelpunt.
Het zojuist aangemaakt Centrale Plan van Aanpak inclusief knelpunt is terug te vinden bij de ‘actiepuntverantwoordelijke’. De flow van dit actiepunt verloopt hetzelfde als bij een normaal actiepunt.
