<< Klik voor de index >> Navigatie:  Beheerder > Vragenlijstbeheer > Structuur

Om uw vragen in het systeem te plaatsen, dient u eerst een structuur aan te maken. Deze structuur is cruciaal voor uw systeem en vormt dan ook het fundament.

Om een structuur te maken (of te bedenken) is uw vragenlijst het uitgangspunt.

1.U heeft een vragenlijst; deze vragen gaan we onderverdelen in Groepen. Dit houdt in dat we alle vragen gaan onderverdelen in een “hoofdonderwerp”. Voorbeelden van groepen kunnen bijvoorbeeld zijn: beleidsvragen, medewerkersvragen en vragen met betrekking tot gebouwen. De vragenlijst hebben we nu in drie stukjes gehakt (groepen).

2.De vragen die nu in de Groepen zijn geplaatst gaan we wederom opknippen in stukjes, ook wel Processen genoemd.

3.Nadat we de groepen hebben opgeknipt in processen gaan we de processen verdelen in Aspecten.
 

Voorbeeld:

1.Stel u heeft een vragenlijst met 1.000 vragen:

2.De vragenlijst gaan we opknippen in groepen:

a.Beleid (33 vragen);

b.Gebouwen (600 vragen);

c.Enquête (150 vragen);

3.Nadat we de vragenlijst voor de eerste maal gefilterd hebben op groepsniveau gaan we de groep opknippen in processen. Voor dit voorbeeld werken we de groep Gebouwen verder uit: Groep Gebouwen gaan we opknippen in processen bijvoorbeeld:

a.Algemene voorzieningen (100 vragen);

b.Specifieke ruimten (100 vragen);

c.Algemene ruimten (100 vragen);

4.Nadat we de groep opgeknipt hebben in processen gaan we vervolgens de processen opknippen in aspecten. Voor dit voorbeeld werken we het proces Specifieke ruimten verder uit. Het Proces Specifieke ruimten kunnen opknippen in de aspecten:

a.Sanitaire voorzieningen (33 vragen);

b.Kantine (33 vragen);

c.Kleedruimte (34 vragen).

5.Nadat we de processen hebben opgeknipt in aspecten gaan we vervolgens de vragen onder het aspect plaatsen. In dit voorbeeld gaan we 33 Vragen onder het Aspect Kantine plaatsen. Kijk voor het toevoegen van vragen in het hoofdstuk Vragen.

Een goede structuur is van wezenlijk belang voor het gebruik van Regis’t®. Indien de structuur niet goed is opgebouwd loopt u het risico dat vragen in een verkeerd proces of aspect terecht komen waardoor de gebruiker vragen voorgeschoteld krijgt die niet van toepassing zijn voor hem of haar met als gevolg irritatie bij de gebruiker of “half” uitgevoerde RI&E.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat bij meerdere processen hetzelfde aspect voorkomt. Dit kan tot gevolg hebben dat dezelfde vragen op twee plaatsen in het systeem staan. Het nadeel van dubbele vragen in het systeem is dat deze op twee plaatsen onderhouden moeten worden en dat de gebruiker dezelfde vragen twee keer moet invullen.

Voorbeeld:

 

Om dit probleem op te lossen heeft u de mogelijkheid om het aspect Binnenklimaat één niveau op te schalen. In plaats van een aspect wordt dit dan een Proces. Hierdoor voorkomt u dat er vragen dubbel in het systeem komen. Binnen dit proces kunt u alsnog meerdere aspecten plaatsen indien dit nodig is.

Voordat u gaat beginnen met het aanmaken van de structuur binnen Regis’t is het raadzaam als u de structuur eerst uitschrijft op papier. Deze papieren voorbereiding voorkomt fouten en veel extra werk in het systeem (indien het fout gaat). Daarnaast kunt u makkelijker bepalen of er meer dezelfde aspecten voorkomen die u dient op te schalen naar proces.

Indien u een licentie voor een extra database (bijvoorbeeld gebruikers van ZorgRie.nl) heeft aangeschaft dan krijgt u de beschikking over één groep. U kunt uw vragen dan over processen en aspecten verdelen.

Het kan zijn dat u bij het tabblad Accountbeheer- Coördinatoren meer groepen zijn die u aan een coördinator kunt toewijzen dan die u kunt benaderen bij tabblad Vragenlijstbeheer. Dergelijke groepen kunt u alleen gebruiken in de RI&E en Enquête, maar niet zelf wijzigen.