Regis’t verstuurt namens u, automatisch e-mails om coördinatoren mede te delen zij RI&E’s mogen uitzetten. Bij het tabblad Opties gaat u een e-mail bericht aanmaken om de coördinatoren uit te nodigen om deel te nemen.
U kunt in de e-mail uw eigen tekst aangeven. U dient wel gebruik te maken van samenvoegvelden.
Het e-mail bericht is bestemd voor de Coördinator die u gaat uitnodigen.
Elk e-mailbericht bevat een aantal samenvoegvelden. Deze samenvoegvelden worden automatisch van de juiste gegevens voorzien op het moment dat u een werkplek heeft aangemaakt en u gebruikers heeft toegewezen.
Deze samenvoegvelden zorgen ervoor dat de juiste naam in combinatie met inloggegevens worden gebruikt. Het is niet verstandig om deze gegevens te verwijderen.
Aanhef: hierbij wordt automatisch de naam van de persoon weergegeven. Bijvoorbeeld: Geachte heer Janssen,
Loginurl: dit is de hyperlink om als gebruiker in te kunnen loggen in het systeem. Middels een muisklik op de hyperlink wordt het programma automatisch gestart.
Kopieer de samenvoegvelden indien u deze per ongeluk heeft verwijderd uit het e-mail bericht. Hiermee voorkomt u typfouten.
Het tekstveld met de standaardtekst (zoals weergegeven) kunt u aanpassen naar uw eigen inzichten. U dient alleen de samenvoegvelden intact te laten. Voor de rest kunt u een e-mail bericht typen zoals u dat zelf wenst.
Geef dit bericht een algemeen karakter. Alle coördinatoren die u gaat uitnodigen zullen dit bericht ontvangen.
Bij het aanpassen van tekst dient u rekening te houden met de wijze van introductie. Zijn alle betrokkenen al vooraf ingelicht of niet? Anders kan e-mail raar overkomen. Voeg eventueel organisatie specifieke informatie toe aan uw bericht.
Zie voor de overige mogelijkheden de handleiding van de Coördinator.
Als u de teksten bij de Beheerder goed zet, heeft u het voordeel dat de Coördinator(en) die u gaat toevoegen, ook al gelijk over deze teksten beschikken. De Coördinatoren kunnen deze tekst natuurlijk wel zelf weer aanpassen.
Bestaande coördinatoren ontvangen deze teksten automatisch indien zij zelf nog nooit wijzigingen in hun teksten hebben aangebracht.