Stappenplan (voorbereiding als beheerder)
1.Benoem (minimaal) één afdeling
Een afdeling is noodzakelijk voor het koppelen van een subthema. De betreffende afdeling is op hoofdlijnen verantwoordelijk voor het betreffende subthema en beleid. Bij een afdeling dient ook een afdelingscontactpersoon geselecteerd te worden.
Voorbeeld: Het thema ‘Agressie’ kan onder de afdeling HRM vallen.
Tip: Voor een snelle start kan de afdeling Preventie worden aangemaakt. Alle informatie kan later eenvoudig aan de juiste afdeling worden gekoppeld.
Rol Beheerder > Vragenlijstbeheer > Strategie > Afdelingen
2.Koppel per afdeling de betreffende subthema’s
Door de afdeling te koppelen met de subthema’s kan de afdelingscontactpersoon de juiste subthemaverantwoordelijke koppelen.
Tip: Koppel ze allemaal, zodat de strategie module over alle subthema’s actief is.
Rol Beheerder > Vragenlijstbeheer > Strategie > Afdelingen
3.Benoem minimaal één subthemaverantwoordelijke.
Een subthemaverantwoordelijke is in feite de persoon die verantwoordelijk is voor het beleid.
Voorbeeld: Het subthema Agressie valt onder Hendrik Jansen van de afdeling HRM.
Tip: Voor een snelle start kan tijdelijk een account ‘preventiemedewerker’ worden aangemaakt, zodat alle subthema’s kunnen worden gekoppeld. De subthema’s kunnen later eenvoudig de juiste persoon worden gekoppeld.
Rol Beheerder > Vragenlijstbeheer > Strategie > Beheer rechten Centrale strategie verantwoordelijke
4.Basisvoorwaarden van de borgingslinks
4.1.Benoem minimaal twee Link categorie status types. Hiermee wordt een kenmerk gemaakt hoe de informatie over een bepaald onderwerp is terug te vinden.
Bijvoorbeeld: ‘Document’ en ‘Webpagina’.
Rol Beheerder > Vragenlijstbeheer > Links
Beheer link categorie status type / Beheer link categorie status
4.2.Benoem per link type minimaal twee Link categorie statussen. Hiermee wordt een kenmerk gemaakt in welke fase de informatie zich bevindt.
Bijvoorbeeld: Benoem bij Document de status: Actief en Nog op te stellen en bij Webpagina de status Beschikbaar en Nog niet beschikbaar.