Doel

Met de optie Importeren Organisatiestructuur kunt u een structuur, en eventueel nieuwe onderzoeken, middels een excel-bestand importeren. Indien u bijvoorbeeld een organisatiestructuur vanuit een extern systeem/bestand kunt exporteren, kan dit veel tijd schelen omdat u de structuur niet handmatig hoeft op te bouwen.

Rechten

Voordat deze functie gebruikt kan worden, dient allereerst de functie geactiveerd te worden. Dit dient op diverse niveaus te gebeuren.

•Applicatiebeheerder activeert instelling voor de applicatie

oApplicatiebeheerder activeert instelling per beheerder

▪Beheerder activeert instelling voor coördinator

Werkwijze importeren

De coördinator heeft een button op het tabblad ‘Organisatie’.

Starten met importeren en exporteren

Na de keuze voor bovenstaande button wordt het volgende scherm getoond:

importorganisatiestructuur3

Mogelijkheden Exporteren/Importeren organisatiestructuur

De optie Exporteren biedt twee mogelijkheden:

•Maak een leeg header bestand

•Organisatiestructuur

Maak een leeg header bestand

Maak een leeg header bestand heeft tot doel om nieuwe onderzoeken te importeren in de organisatiestructuur. Na de keuze voor Maak een leeg header bestand en Maak een exportbestand biedt de applicatie de gebruiker een nieuw bestand aan: WorkplaceExport.xls

Dit bestand dient opgeslagen te worden op de lokale computer. Daarna kan het bestand gevuld worden. Essentieel hierbij is het volgende:

•De velden Bedrijfsnaam, Plaats, Afdelingsnaam, Werkplek en Onderzoek dient gevuld te worden.

•WorkplaceID (kolom E) moet LEEG blijven.

Daarna volgen er specifieke onderzoeksinstellingen beschikbaar zoals Cluster en Sjabloon. Ook worden hier (indien aanwezig) Onderzoekskenmerken getoond. Onderzoekskenmerken verschillen per applicatie in aantal en naamgeving.

Daarna volgen de verantwoordelijken voor de diverse stappen. Hier dient het e-mailadres ingevuld te worden van de persoon. Per stap per onderzoek dient u van de verantwoordelijke het e-mailadres in te vullen.

Let op: Alleen gebruikte onderzoekskenmerken worden getoond. Start u bijvoorbeeld met een nieuwe database, of heeft u een nieuw kenmerk toegevoegd, dan wordt deze niet getoond. U dient dan eerst één testonderzoek met alle onderzoekskenmerken uitzetten, voordat het nieuwe kenmerk getoond wordt.

Verwerking data

Nadat het bestand gevuld is met de wenselijke onderdelen, zal het bestand weer geïmporteerd moeten worden. Hiervoor is het onderste deel van afbeelding 3 geschikt. Hiermee kan het bestand geselecteerd worden en vervolgens geïmporteerd worden binnen Regis’t®.

importorganisatiestructuur3

Importeren na vullen excel-bestand

Importeren en aanpassen bestaande onderzoeksgegevens

Via de optie Exporteren organisatiestructuur kunnen de actuele gegevens gedownload worden. Deze export bevat dezelfde gegevens.

Op basis van dit bestand kunnen ook aanpassingen doorgevoerd worden in de bestaande gegevens.

importorganisatiestructuur4

Exporteren organisatiestructuur

Let op: het aanpassen van gegevens is op dit moment nog niet mogelijk.

Wat als…

…het ingevoerde bedrijf (en plaats) al bestaat?

Dan zal er geen nieuw bedrijf (+plaats) aangemaakt worden, maar zal onder deze structuur bekeken worden of het bedrijf al voorkomt. Zo wordt steeds verder gekeken in de structuur. Onderzoeken worden altijd opnieuw aangemaakt bij het importeren(1) van nieuwe onderzoeken.

…er een sjabloon gebruikt wordt?

Indien er een sjabloon gebruikt wordt, zal de fase Vragen automatisch afgerond worden. Hiermee is het dus mogelijk heel snel veel vragenlijsten uit te zetten.

…er een gebruiker is toegevoegd die nog niet bestaat?

Indien er een gebruiker is gebruikt in het bestand die nog niet bestaat, zal er een foutmelding naar boven komen. Hiermee geef het systeem aan dat de gebruiker eerst aangemaakt moet worden, voordat de gebruiker daadwerkelijk gebruikt kan worden. Na het aanmaken van de gebruiker kan bestand opnieuw geïmporteerd worden.

…er geen onderzoeken koppel aan een werkplek?

Indien er geen onderzoek wordt aangegeven in het bestand, wordt alleen de structuur aangemaakt voor zover deze nog niet besaat.

…er een onderzoekskenmerkwaarde gebruikt die nog niet bestaat?

Indien er een onderzoekskenmerkwaarde gebruikt wordt die nog niet bestaat, wordt deze toegevoegd. Het onderzoekskenmerk moet uiteraard al wel in de tabel voorkomen.